山传院发〔2021〕113号

为了加强学校教学档案管理及归档工作，充分发挥教学档案在学校教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，特制定本办法。

一、教学档案工作的基本原则

（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

（二）教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。

（三）教学档案工作的责任部门是教务部。学校的综合档案室内设立教学资料专柜。教务部安排专人负责建立教学档案，并保管部分教学档案。教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。对教学档案中的不属于永久保存的类目，如毕业论文（设计）、实习报告等可由各二级学院（部）保存，学校档案部门只按一定的比例择优接收。

（四）教学档案是教学管理的重要组成部分，实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文（设计）、优秀教学成果奖与审查、验收档案材料同步；上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

（五）各二级学院（部）应明确一名分管档案工作的负责人，统一管理本部门的教学文件材料，并按期向学校档案部门办理移交。

（六）努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，使其成为教学业务工作的信息咨询条件之一。

二、教学档案归档范围的确定

（一）归档原则

1.归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会、当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

3.归档的重点是学校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

（二）归档范围

归档的主要内容包括综合管理、学科专业建设与实验室建设、课堂教学与教学实践、教材等方面，具体范围见附件。

三、教学文件材料的部门立卷与归档流程

（一）形成与积累

1.各二级学院（部）档案管理人员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。

2.归档的教学文件材料必须格式统一，签字手续完备。

3.教学档案管理文件一般归档一份，重要教学文件除原稿外，应根据实际情况，酌加副本。

（二）整理组卷

坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由教务部档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。

（三）归档验收

1.由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷卷内目录之前。移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，标题是否确切。

2.移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

3.以学年度进行归档，时间确定为新学年前四周完成。

四、档案后期管理

档案后期管理工作主要是档案保管（库房管理）、档案信息资源开发利用和档案的编研和学术研究等工作。

（一）档案库房管理。库房要有能防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温、防强光的设备，温度控制在14-24°C，标准相对湿度为45-60%。

（二）档案借阅规定。学校各门类档案主要为校内各职能部门工作参考利用，借阅一般工作档案须经档案室同意，办理借阅手续即可。外借档案一定要注意档案的安全和保护，及时归还，防止损坏和遗失。

（三）档案的编研和学术研究是档案信息资源开发利用的重要途径，应充分利用档案编研有关史料，如学校沿革表、基础数据汇编、年鉴、大事记、重要专题档案汇编、重要会议简介等。编研档案史料必须把握质量，使史料真实可靠。档案学术研究和交流，旨在提高档案业务水平和管理水平，使档案库发挥其社会效益和经济效益的功能。

（四）档案鉴定、销毁和统计管理。在分管校领导负责下，档案室和立卷部门根据档案保管期限和存毁原则，及时进行档案鉴定和销毁工作。按照统计法规定，每年定期进行档案的统计工作，将档案统计数据报上级主管部门。

（五）档案的计算机管理和档案无纸化发展方向。要充分利用计算机来辅助档案后期管理工作，使档案工作更趋于规范化和现代化。计算机管理也为档案无纸化发展奠定了基础，这也是档案工作的发展方向。

五、本办法自发布之日起执行，由教务部负责解释。

附件：教学档案归档范围和保管期限表

山西传媒学院

2021年9月2日

附件：

    教学类档案归档范围和保管期限表